认证须知

一、适用范围

根据国际惯例和中国领事实践，办理领事认证的目的是使一国出具的公证书等能在另一国境内被相关部门承认并且具有法律效力，不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。

驻外使领馆可以为由驻在国有关机构出具，并经驻在国外交部或有权办理领事认证的机构认证的、拟送往中国使用的公证书或者其他证明文书等办理领事认证。

在美国，领事认证是中国驻美使领馆对美国务院或有关州州务卿认证（Authentication）过的文书进行证明（Legalization）。经公证或认证程序办理的文书，效力相同，均可在中国境内使用。

拟送往中国香港、澳门地区使用的有关文书，如已经美国当地机构公证，并经有关州务卿或美国国务院办理附加证明书（Apostille）后，即可直接在香港、澳门使用，无需向驻美使领馆申请办理领事认证。

二、美国当地公证认证程序

需经总领馆认证的文书，应事先在当地办妥公证和认证，具体如下：

（一）第一步，公证员公证：文书应当首先由当地公证员（Notary Public）办理公证或由有权机关（如出生、死亡、婚姻登记处、法院、联邦政府部门）出具“核证副本”（Certified Copy）或证书。

（二）第二步，州务卿认证：再由所在州州务卿（Secretary of State）办公室办理认证。但个别州要求在州务卿之前，先向County Clerk申请认证。经州务卿认证的文书，如送有关总领馆认证，则无需事先送美国国务院认证。

（三）第三步，使领馆认证：在完成以上手续后，在将经州务卿认证过的文件送大使馆或相关总领事馆申请领事认证。请根据以上第二步所提的州务卿办公室所在地，按照中国驻美使领馆领区划分，向大使馆或相应的总领事馆递交认证申请。如未能按照领区划分递交申请的，将不予办理。总领馆认证要求，详见第三条。

二、总领馆认证

（一）准备申请材料

在办妥当地公证和州务卿认证后，请准备以下申请材料：

1、认证申请表。用电脑打印、填写并签署《领事认证申请表》1份：

1.1需电脑打印手书签字，恕不接受手写表格。

1.2 认证申请人应为申办领事认证文书的当事人，须与文书内容有直接关联。举例来说，申办结婚证认证的，申请人应为夫妻双方中一方；办理委托书认证的，申请人应为委托人；办理出生证明认证的，申请人应为本人或其父母。

1.3 申请人本人在“申请人/代理人签名”处签名。申请表最后一页有两处需申请人签字处，请勿漏签。未满16周岁人员申请文书认证的，申请表需由父母或法定监护人的一方代填并代为签字。如系代办人递交申请的，代办人须同时在表格上签名。

1.4 申请表的“申请人签名”和“代办人签名”均需提供本人签名的原件，不接受复印件或传真件。

1.5 申请表上应有申请人及代办人（如有）二者的详细联系方式，包括电话、电邮、在美联系地址等。

1.6 第1款的“身份证件种类”栏目，请填写“护照”。“身份证件号码”栏目请填写护照号码，不要填写其他类型证件的号码。

1.7 文书使用地一栏,请具体到中国XX省（直辖市）。

1.8 申请死亡证明认证的，请打印、填写《死亡证明认证申请表》（无需填写上述《领事认证申请表》）。

1.8.1 办理死亡证明认证的，申请人信息栏请填写死者信息，“申请人签名栏”由代办人代签。代办人应为死者近亲属，在“代办人”栏填写个人信息并在“代办人签名”栏签字。死者近亲属委托第三人办理死亡证明认证的，需提供委托书及第三人的护照复印件。

2、装订好的成套的需认证的文书的原件。该原件中应包括文书正本、公证员出具的“核证副本”或证书，州务卿出具的认证书（即州务卿签字、印章页），需装订在一起。需办理几份认证，就须提供几套文书的原件。

2.1 声明书、委托书类文书需预先办理签字属实公证。

2.2 证照类文书（如美国护照、美国签证、美国“绿卡”、出生证明、学历证书等），请另行提供一份申请人签字的承诺书（承诺相关证照原件属实），相关证照的原件和一份复印件。或预先为证照文书办理原件属实公证。

3、上述“2”中文书的复印件，每套文书需逐页复印不得有缺失。需办理几份认证，就须提供几套相应文书的复印件。

4、申请人护照的复印件。

4.1 请提供申请人本人的有效护照带照片资料页的复印件。

4.1以公司等机构名义申请文书认证，请提交公司法人代表的有效护照的复印件、公司营业执照或Statement of Information的复印件。

4.3 委托他人代办的，还应同时提交代办人的有效护照复印件。

4.4 办理死亡证明文书认证的，因申请人已死亡，死者过期护照的复印件可接受。

4.5 未满16周岁人员申办文书认证的，需提供儿童、父母双方的有效护照复印件；如出生证明上只有父母一方信息的，仅需提供儿童、父母一方的有效护照复印件。

     未满16周岁儿童办理出生纸认证，申请表的填写可以选择两种方式：

     4.5.1 申请人信息栏目填写孩子信息（姓名需与出生纸一致），代办人信息栏填写出生纸上的父母一方信息，申请人签字部分由家长代为签署孩子姓名。（选择此种方式需提供孩子的有效证件，如护照或中国旅行证）

     4.5.2 申请人信息栏目填写出生纸上的父母一方信息，父母一方在申请人签字栏签字。如父母委托第三方提交申请，代办人信息栏目填写第三方信息，父母一方在申请人签字栏签字，第三方在代办人签字栏签字。

    （二） 来馆提交申请。申请人备齐材料后，可本人或委托他人、中介机构来馆提交申请。提交申请后将获发取证单。

    （三）办证时间。证件处将在10个工作日审发证件。但邮寄、需补材料、面谈、需报国内核实等情况耗时不计算在内。

   （四）交费取证。 申请人可本人或委托他人、中介机构，凭取证单来馆交费取证。

三、注意事项

（一）文书内容和办理程序必须真实、完整、合法，不得有违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。

（二）申请认证的文书在两页以上的，应装订成册，并采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等措施，以保证文书的完整性，不被撤换。经使领馆认证过的文书，不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任，由申请人承担。

（三）用于到中国结婚登记的无配偶声明或证明自公证出具之日起6个月内有效。用于赴华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书，自公证之日起至申请收养登记之日止（不含中国收养中心审理时间），6个月有效。

（四）以下文书不予认证：

1、内容可能损害中国国家及社会公共利益的；

2、未完成前期当地公证、认证程序的；

3、格式、装订不规范，或文件有涂改、拆换的；

4、规定有有效期而超出有效期的；

5、中国护照、居民身份证、中国驾照等中国国内出具的文书；

6、使领馆根据中国法律法规认为不予认证的其他情形。

（五）只要情况属实、材料充足，由申请人本人或未成年人监护人完全可以自行完成认证申请。任何机构或个人声称可以代为认证的，或可能涉嫌造假，建议申请人谨慎对待。因委托他人而产生的一切责任应由申请人自行承担。

（六）如有需要，有需要的当事人，可通过中国领事APP上的“领事认证查验”业务模块输入领事认证号、贴纸号和签署机关等信息，在线验证国内和中国驻外使领馆签发的领事认证书的真伪。